Zakelijke licentie
Eén licentie voor de hele organisatie. Je levert je eigen sjabloon en huisstijl per documenttype aan, en die worden de standaard voor iedereen. Medewerkers loggen in met hun werkmail en komen automatisch op jullie licentie terecht.
Wat een licentie inhoudt
Je eigen sjabloon is de standaard
Lever per documenttype een Word-sjabloon aan. De hoofdstukindeling, nummering, lettertypes, kleuren en marges worden overgenomen — voor elk document dat iemand in je organisatie genereert, zonder dat die persoon iets hoeft te uploaden.
Jullie terminologie, niet de onze
Heet het bij jullie stuurgroep, opdrachtgever en fase? Dan staat dat in het document, en niet projectboard, sponsor en stage. Je legt de termenlijst één keer vast.
Inloggen met de werkmail
Geen aparte accounts om te beheren. Een geverifieerd e-maildomein bepaalt de licentie. Beheerders zien wie er gebruikmaakt van de licentie en kunnen iemand verwijderen.
Iedereen zijn eigen werkruimte
Standaard ziet een medewerker alleen zijn eigen projecten. Projectbriefs bevatten regelmatig informatie die intern niet breed gedeeld mag worden; gedeelde zichtbaarheid is daarom een bewuste keuze van een beheerder, geen automatisme.
Wat we nodig hebben om te starten
Onderstaande intake is wat een goede inrichting vraagt. Blok 3 en 5 zijn strikt noodzakelijk; de rest bepaalt de voorwaarden. Loop het door en stuur wat je hebt — we vullen de rest samen aan.
-
Organisatie en contract
- Statutaire naam, KvK-nummer en btw-nummer
- Factuuradres, factuur-e-mailadres en eventueel inkoopordernummer
- Contactpersoon voor het contract
- Gewenste ingangsdatum en looptijd
- Verwacht aantal gebruikers en documenten per jaar
- Licentievorm: per gebruiker of per document
-
Identiteit en toegang
- Welke e-maildomeinen onder de licentie vallen
- Wie het DNS TXT-record plaatst waarmee we het domein verifiëren
- Automatisch toetreden op domein, of alleen op uitnodiging
- Wie beheerder worden — minimaal twee personen
- Of medewerkers elkaars projecten mogen zien (standaard: nee)
- Of single sign-on nu al een eis is, of later
-
Documenten en sjablonen
- Welke methodiek en documenten je afneemt: PRINCE2, PMBOK of Agile
- Per documenttype een sjabloon als .docx — niet als PDF, want daaruit zijn lettertypes, kleuren en marges niet betrouwbaar te lezen
- Of de hoofdstukindeling verplicht is of richtinggevend
- De nummeringsconventie
- Secties die er altijd in moeten, zoals DPIA of informatiebeveiliging
- Vaste teksten die letterlijk overgenomen moeten worden
-
Methodiek, governance en terminologie
- Huisstandaard: PRINCE2, PMBOK/PMI, Agile of hybride
- Standaardtoleranties voor kosten, doorlooptijd, scope en kwaliteit
- Vaste rapportagefrequentie en de namen van je rapporten
- Risicoschaal: drie- of vijfpunts, en welke woorden je gebruikt
- Standaard RACI-rollen en hun benaming
- Een termenlijst: welke term gebruik je waar wij iets anders zouden zeggen
-
Huisstijl
- Logo als SVG of hoge-resolutie PNG
- Kop- en broodtekstlettertype, met de naam zoals die in Word staat
- Of die lettertypes op onze server geïnstalleerd mogen worden — bij een commercieel lettertype vraagt dat een licentie van jouw kant. Zo niet, dan valt het document netjes terug op een vergelijkbaar lettertype
- Huisstijlkleuren als hexcode, voor koppen en accenten
- Paginamarges, kop- en voettekst
- De documentclassificatie die op elke pagina moet staan
-
Privacy en compliance
- Of een verwerkersovereenkomst vereist is, en op welk model
- Welke dataclassificatie medewerkers mogen uploaden en welke uitdrukkelijk niet
- Akkoord met Anthropic als subverwerker
- Eisen aan de verwerkingsregio
- Gewenste bewaartermijn, als die afwijkt van de standaard 30 dagen
- De interne contactpersoon voor privacy of security
-
Onboarding en pilot
- Een echt pilotproject om mee te beginnen, met de bijbehorende brief
- De projectmanager die de pilot doet
- Waaraan de pilot geslaagd is — concreet, zodat het toetsbaar is
- Gewenste go-livedatum
- Wie de interne introductie bij de medewerkers verzorgt
Interesse?
Stuur wat je al hebt — de intake hoeft niet compleet te zijn om een gesprek te beginnen. Wil je eerst zelf zien wat de tool oplevert, start dan een gratis sessie met een echte projectbrief.